Tuoreimmassa Excelissä on yli 450 funktiota, mutta edelleen puuttuu yksi tärkeä. Excelissä ei ole omaa funktiota alueella olevien yksilöllisten (distinct) arvojen määrän laskemiseen, joka vastaisi esimerkiksi kysymyksiin ”Miten monta eri tuotetta viime viikon myyntitapahtumalistalla on?” tai ”Miten monesta eri maasta  meillä on asiakkaita?”.

Kerron tässä jutussa miten lasket yksilölliset arvot Excelissä ja käytän esimerkkinä alla olevaa aineistoa sekä kysymystä:

”Miten monesta eri postitoimipaikasta rekisterissämme on jäseniä?”.

Esimerkkiaineisto on muunnettu taulukoksi, jolle on annettu nimeksi jäsenet, joten sekä taulukon nimi että sarakeotsikot esiintyvät esimerkkikaavoissa.

Excelin lukumäärä-funktiot

Excelin lukumäärä-funktiot:

Yllä mainittujen lisäksi lukumääriä voi laskea FREQUENCY (TAAJUUS) -funktiolla, mutta siitä jossakin toisessa artikkelissa lisää.

Koska yksilöllisten arvojen laskemiseen tarvitaan COUNTIF (LASKE.JOS) -funktiota, silmäillään kertaukseksi sen muoto:

=COUNTIF(laskettava alue; ehto)

Esimerkiksi kaava

=COUNTIF([Postitoimipaikka]; ”ESPOO”)

laskee Postitoimipaikka-sarakkeessa olevien ESPOO-solujen lukumäärän. Joten siis kaava

=COUNTIF([Postitoimipaikka]; [@Postitoimipaikka])

laskee Postitoimipaikka-sarakkeesta kaavan kanssa samalla rivillä olevien postitoimipaikkojen määrän. [Postitoimipaikka] tarkoittaa koko Postitoimipaikka-saraketta ja [@Postitoimipaikka] tarkoittaa kaavan kanssa samalla rivillä olevaa Postitoimipaikkaa (@ = at this row).

Yksilöllisten arvojen lukumäärän laskeminen

Laske ensin COUNTIF (LASKE.JOS) -funktiolla miten moneen kertaan kullakin rivillä oleva Postitoimipaikka esiintyy:

=COUNTIF([Postitoimipaikka]; [@Postitoimipaikka])

Esimerkiksi ESPOO esiintyy luettelossa 3 kertaa ja HELSINKI 2 kertaa. Luetteloa ei suinkaan tarvitse lajitella postitoimipaikoittain järjestykseen, mutta tässä esimerkissä lajittelu helpottaa kaavan ymmärtämistä.

Muokkaa kaava siten, että laitat jaettavaksi luvun 1 ja käytät jakajana juuri laskettua lukumäärää. Lasket siis kunkin rivin osuuden kaikista saman postitoimipaikan riveistä:

=1/COUNTIF([Postitoimipaikka]; [@Postitoimipaikka])

Kuten kuvasta huomaat, kunkin postitoimipaikan lukujen yhteissumma on 1. Laskemalla näiden lukujen summan, saat tulokseksi yksilöllisten postitoimipaikkojen lukumäärän. Helppoa kuin tomaatin kasvatus!

Jos lasket tuloksen tavallisesta luettelosta, jota ei ole muunnettu taulukoksi, soluun F5 tulee kaava:

=1/COUNTIF($E$5:$E$15; E5)

Guru-vinkki:

Jos haluat lukumäärän yhteen soluun ilman F-sarakkeeseen laskettuja rivikohtaisia lukuja, voit kirjoittaa kaavan yhteen soluun matriisikaavana seuraavasti:

=SUM(1/COUNTIF(jäsenet[Postitoimipaikka]; jäsenet[Postitoimipaikka]))

tai jos aineistosi ei ole taulukko:

=SUM(1/COUNTIF(E5:E15;E5:E15)). Käytä suomenkielisessä versiossa SUMMA-funktiota.

Matriisikaavat ovat melko harvinaisia ja ne pitää hyväksyä Enterin sijaan näppäinyhdistelmällä Ctrl + Shift + Enter. Hyväksymisen jälkeen kaavan ympärille ilmestyy aaltosulkeet {  }. Muista käyttää näppäinyhdistelmää myös silloin kun muokkaat kaavaa. Aion kirjoittaa artikkelin myös matriisikaavoista, mutta nyt voit tutustua aiheeseen Excelin Matriisikaava-ohjeiden avulla.

Pari muuta matriisikaavaesimerkkiä yksilöllisten arvojen laskemiseen: Tietyn arvon esiintymiskertojen tai tietoalueen ainutkertaisten arvojen määrän laskeminen

Lue myös miten saat paljon helpommin laskettua yksilölliset arvot pivot-taulukossa Power Pivotin avulla: Yksilöllisten arvojen määrä (osa 2: Power Pivot)

Kirjoitin Onsightin blogiin tarinan leipurista ja vanhanaikaisesta Excel-työkirjasta.

Tarina kannattaa lukea, vaikket olisi leipuri etkä vanhanaikainen Excel-työkirja. Sillä myyjien kuuluisi myydä, projektipäälliköiden johtaa projekteja, esimiesten olla esimiehiä. Jutussa kerrotaan miten turha viikoittainen tuntikausien työ typistettiin minuuteiksi ja leipuri pääsi taas Excelin ääreltä leipomaan. Haluaisitko sinäkin Excelin sijaan keskittyä tekemään sitä mikä sinun intohimosi on?

Jos Excel-työkirjasi näyttävät 90-lukuisilta, suosittelen tutustumaan Excel 2013 -version esimerkkimalleihin! Ovat ihan eri tasoa kuin aiemmat. Olen löytänyt niistä omiin työkirjoihini ulkoasuideoiden lisäksi monia hyviä toteutusniksejä.

Upotan tähän yhden esimerkin:

Tässä työkirjassa ihastuin tapaan miten Profit/Loss -trendi näytettiin yhtenä simppelinä Sparkline-kaaviona ja lisäksi opin, että taulukoksi muunnetun alueen summa-riville (Total Row) voi yhdistää tekstiä: =”Items Sold: ”&SUBTOTAL(103;[Item description]). Eipä ole tullut koskaan mieleen kokeilla.

Itse syöttäisin tiedot yhteen taulukkoon ja suodattaisin taulukosta halutun kuukauden osittajan (slicer) avulla. Alla muokkaamani versio:

Hienoa, että suuri osa Microsoftin esimerkkimalleista perustuu taulukoihin (tables). Lue myös tämä aiempi juttuni: 5 syytä muuntaa taulukoksi

Jotkut seuraavista valitsemisnikseistä saattavat yllättää paatuneenkin Excel-käyttäjän.

1. Yhtenäisellä alueella siirtyminen

Siirryt yhtenäisen alueen laitamille kaksoisnapsauttamalla aktiivisen solun kehyksiä. Tuplanapsauta solun alareunaa, kun siirryt alas tai oikeaa reunaa, kun siirryt oikealle, jne. Jos aineistossasi on tyhjiä soluja, Excel pysähtyy ensimmäiseen löytämäänsä tyhjään soluun. Kun pidät samalla Shift-näppäintä pohjassa, saat valittua solut ensimmäiseen tyhjään asti.

Itse olen laiska tarttumaan hiireen, joten käytän siirtymiseen Ctrl + nuolinäppäinyhdistelmää, johon tarvittaessa yhdistän Shiftin.

2. Yhtenäisen alueen valitseminen

Valitset aktiivista solua ympäröivän yhtenäisen alueen Ctrl + A -näppäinyhdistelmällä. Kun painat Ctrl + A toistamiseen, valitset koko laskentataulukon. Jos solun ympärillä ei ole tietoja, ensimmäinen painallus valitsee koko laskentataulukon.

3. Rivin tai sarakkeen valitseminen

Valitset aktiivisen solun kohdalta rivin Shift + välilyönti -näppäinyhdistelmällä ja sarakkeen Ctrl + välilyönti -näppäinyhdistelmällä. Jos olet valinnut useita soluja, näppäinyhdistelmät valitsevat useita rivejä tai sarakkeita. Jos olet muuntanut alueen taulukoksi (table), näppäinyhdistelmät valitsevat rivin tai sarakkeen taulukon sisältä.

Vihje: kun olet valinnut rivejä tai sarakkeita, voit lisätä uusia painamalla Ctrl + + (plus) tai poistaa valittuja painamalla Ctrl + – (miinus).

4. Solun sisällön perusteella valitseminen

Voit valita esimerkiksi lukuja tai tekstiä sisältävät solut, kaavasolut tai tyhjät solut. Valitse ensin haluamasi alue ja käytä komentoa Home > Editing > Find & Select > Go to Special (Aloitus > Muokkaaminen > Etsi ja valitse > Siirry määräten). Tai helpommin painamalla F5 ja valitsemalla Special (Asetukset). Jos valitset vain yhden solun ennen ikkunan avaamista, Excel valitsee laskentataulukosta kaikki halutut solut.

Vihje: Jos taulukossa on piilotettuja rivejä tai sarakkeita ja haluat esimerkiksi kopioida vain näkyvät solut, käytä ennen kopiointia Visible cells only (vain näkyvät solut) -vaihtoehtoa.

5. Kookkaan rivi- tai sarakealueen valitseminen

Voit käyttää siirtymiseen kaavarivin alussa näkyvää nimiruutua (name box). Kirjoita nimiruutuun sen solun tai alueen viittaus, johon siirryt ja paina Enteriä. Kirjoittamalla esimerkiksi 10:1000 valitset rivit välillä 10 – 1000 tai kirjoittamalla C:R valitset sarakkeet C – R.

6. Nimen avulla siirtyminen

Kun annat alueelle nimen nimiruudun (name box) avulla, voit jatkossa valita kyseisen alueen nimiruudussa näkyvän nimiluettelon avulla.

Huomaa että nimi ei saa sisältää välilyöntejä.

7. Taulukoiden  välillä siirtyminen

Napsauta hiiren kakkospainikkeella vasemman alanurkan vieritysnuolten päällä, kun olet aikeissa siirtyä toiseen työkirjan taulukkoon. Eipä tarvitse enää vieritellä taulukonvalitsimia oikealle ja vasemmalle. Näppärää, jos työkirjassa on paljon taulukoita. Testaa itse!

Ctrl + PgDn ja PgUp ovat myös näppärät.

Heitä omat valitsemis/siirtymissuosikkisi?

Jotkut seuraavista kaavajekuista saattavat yllättää rutinoituneenkin Excel-laskijan.

1. Kaavan ryhmittely

Voit välilyöntien lisäksi ryhmitellä kaavoja rivinvaihtojen avulla (Alt + Enter). Funktioissa välilyönnin saa kirjoittaa esimerkiksi puolipisteen jälkeen. Excel poistaa välilyönnit joita se ei salli.

2. Kaavojen esiin tuonti ja piilotus

Saat kaavat esiin ja piilotat ne Formulas > Formula Auditing > Show Formulas -komennolla (Kaavat > Kaavojen tarkistaminen > Näytä kaavat). Samassa työkaluryhmässä on myös paljon muita hyödyllisiä kaavojen tarkistamiseen liittyviä työkaluja.

3. Soluviittaukset ja F4:n kaksi eri käyttötarkoitusta

Kun teet kaavaa ja olet kirjoittanut tai valinnut soluosoitteen, vaihdat soluviitauksen tyyppiä painamalla F4:sta. Kukin painallus muuttaa soluviittausta seuraavasti: $A$5-> A$5 -> $A5 ->  A5.

Äfnelosella on muista näppäimistä poiketen kaksi tyystin erilaista käyttötarkoitusta. F4 toistaa myös viimeisen komennon, kuten rivin lisäämisen tai suorittamasi muotoilun.

4. Kaavan arvon tarkistaminen

Tarkistat kaavassa olevan lausekkeen arvon maalaamalla lausekkeen ja painamalla F9. Poistuthan kaavasta tämän jälkeen Esc-näppäimellä, jottet muuta lauseketta pysyvästi.

5. Kaavojen kopiointi alas

Voit kopioida kaavan alas kaksoisnapsauttamalla solun oikean alakulman täyttökahvaa, jos vasemmanpuoleisessa sarakkeessa on tietoja.

Jekkujekku: Eihän kaavoja tarvitse enää kopioida alas, jos aineisto on taulukko.

6. Nimet kaavoissa

Kun nimeät soluja ja käytät nimiä kaavoissa, tarvitset vain harvoin $-merkkejä. Nimi vastaa absoluuttista viittausta (kuten $H$1). Nimien avulla saat myös kaavoistasi helpommin ymmärrettäviä: =IF(Myynti > Raja;  Myynti * Bonusprosentti;  0)

7. Lukujen muuntaminen ilman kaavoja

Voit suorittaa soluissa oleville luvuille yksinkertaisia laskutoimituksia myös ilman kaavoja. Voit esimerkiksi muuntaa alueen luvut negatiivisiksi kopioimalla leikepöydälle luvun -1, valitsemalla kohdealueen ja komennon Paste Special > Multiply (Liitä määräten > Kerro).

Idis: 1 200 0000/1 000 000 -> 1,2
Vihje: Uusimmissa Excel-versioissa pääset helposti Paste Special -ikkunaan Ctrl + Alt + v -näppäinyhdistelmällä.

PS. Laiskuuttani aloitan kaavan yleensä + -merkillä, sillä sen painamiseen riittää yksi sormi. Excel lisää puolestani yhtäsuuruusmerkin kaavan alkuun.

Jos olet joskus ärsyyntynyt Excelissä taulukon päälle ilmestyvästä häirikköpainikkeesta, minäpä paljastan sinulle 7 syytä olla häiriintymättä.

Kuva häirikköpainikkeesta

Kaavojen kopiointi ilman muotoiluita

Kun kopioit kaavan esimerkiksi täyttökahvan avulla ja olemassa olevat muotoilut katoavat, valitse Fill Without Formatting (Täytä ilman muotoilua).

 Sarakeleveyksien kopiointi

Kun kopioit ja liität ja olet ryhtymäisilläsi muotoilemaan sarakeleveyksiä – älä! Valitse mieluummin Keep Source Column Widths (Säilytä lähdesarakkeiden leveydet) ja homma on hoidettu.

Uuden rivin tai sarakkeen muotoileminen

Kun lisäät uuden rivin tai sarakkeen ja Excel valitsee uudelle alueelle saman muotoilun kuin sen edessä olevalle, voit itse valita miten alue muotoillaan.

Kopiointi sarjan muodostamisen sijaan

Kun kopioit solun sisällön täyttökahvasta vetämällä ja Excel muodostaa haluamattasi sarjan, valitse Copy Cells (Kopioi solut).

Sarjan muodostaminen

Ja kun puolestaan haluat muodostaa numerosta sarjan, valitse valikosta Fill Series (Täytä sarjat).

Arkipäivät

Jos tarvitset arkipäivät, vedä ensin kahvasta sarja ja valitse sitten Fill Weekdays (Täytä viikonpäivät). Vink, vink, huomaa myös muut hyödylliset vaihtoehdot.

Tekstitiedon muuntaminen luvuiksi

Jos luvuiksi tarkoitettu tieto on tekstimuodossa ja solujen vasemmassa yläkulmassa näkyy vihreä kolmio, valitse alue ja valitse Convert to Number (Muunna luvuksi).

Painikehan katoaa näytöltä, kun jatkat työskentelyä ja teet seuraavan kumottavissa olevan toiminnon, säädät vaikkapa sarakeleveyttä hieman. Joskus painikkeen saa pois ESC-näppäimellä. Takaisin et sitä saa, kun se on kadonnut.

Ja jos et ole aiemmin edes huomannut häirikköä, takaan että tämän luettuasi huomaat.

Jos sinun pitää täsmätä tilejä ja löytää puuttuvia vientejä joko Debit tai Credit -puolelta, tässä ohje parittomien rivien löytämiseen.

Ohje

Tämän ohjeen avulla löydät ne kredit ja debit -viennit, joille ei löydy ”toisen merkkistä” paria. Muodosta ensin apusarake, johon keräät sekä debit että credit -luvut. Voit luoda apusarakkeen yhteenlaskukaavalla.

Hae tämän jälkeen apusarakkeessa olevaa arvoa toisen merkkisenä samasta apusarakkeesta esimerkiksi MATCH (VASTINE) -funktion avulla:

=MATCH(etsittävä arvo; hakualue; hakutapa)

MATCH (VASTINE) -funktio etsii täsmälleen samaa arvoa, kun sille annetaan hakutavaksi koodi 0 (nolla). Kaava antaa tuloksena indeksinumeron, joka kertoo monennelta riviltä luku löytyi. Jos lukua ei löydy, tulokseksi tulee #N/A (#PUUTTUU) -virheilmoitus.

Tämän jälkeen voit suodattaa rivit esiin:

Voit myös hienostella IF (JOS) -funktion avulla, jos haluat tulokseksi vain hälytystekstin ilman indeksinumeroita.

=IF(ISNUMBER(MATCH(-C2;  $C$2:$C$19;  0));  ””;  ”Puuttuu”)

=JOS(ONLUKU(VASTINE(-C2;  $C$2:$C$19;  0));  ””;  ”Puuttuu”)

Lisäksi suosittelen lukemaan hauskan Pauli Vahteran kolumnin täsmäämisestä: Täsmää, täsmää.

Lue myös Vientien täsmäytys asiakaskohtaisesti -ohje, jossa kerrotaan miten selvität esimerkiksi laskupääkirjasta sellaiset asiakkaat, joiden debit- ja credit-vientien summa on eri suuri kuin nolla.

Kirjoitin eilen Tilivientien täsmäytys Excelissä -ohjeen, jos pitää selvittää puuttuuko debit- tai credit-viennin ”toisen merkkinen” pari. Kun puolestaan pitää selvittää esimerkiksi asiakasnumeroittain onko debit- ja credit-vientien summa eri suuri kuin nolla, suosittelen pivot-taulukon käyttöä.

Ohje

Lisää tässäkin tapauksessa ylimääräinen apusarake, johon poimit sekä debit että credit-viennit samaan sarakkeeseen:

Tee pivot-taulukko (ks. ohje alta, jos et ole tehnyt aiemmin pivotteja), jonka rivialueelle valitset asiakasnumeron ja arvoalueelle laskettavaksi kentäksi apusarakkeen. Nyt löydät helposti ne asiakkaat, joiden vientien summa ei täsmää:

Kaksoisnapsauttamalla pivotissa olevaa lukua (esim. 3,00), pääset porautumaan tietoihin ja saat kopioitua uuteen taulukkoon kaikki ne viennit, joista luku muodostuu. Lisäksi voit tuoda muodostuneeseen kopioon summa-rivin esiin ja ryhtyä etsimään virheellistä vientiä.

Pivot-taulukon tekeminen

Jos et ole aiemmin tehnyt pivot-taulukoita:

1. Valitse yksi solu aineiston sisältä (esim. laskupääkirjaluettelo).
2. Valitse Insert > PivotTable (Lisää > Pivot-taulukko) ja tarkista, että Excel ehdottaa oikeaa lähdealuetta. Muokkaa ehdotusta tarvittaessa. Luo pivot-taulukko uuteen laskentataulukkoon (New Worksheet).
3. Kun Excel on luonut tyhjän pivot-rungon ja tuonut esiin pivot-taulukon luontia varten kenttäluettelon, vedä asiakasnumero rivialueelle (rows) ja apusarake arvoalueelle (values).
4. Tämän jälkeen voit tarkistaa pivot-taulukon lukujen päältä avautuvasta pikavalikosta, että laskutoimituksena on summa ja halutessasi muotoilla pivot-taulukon luvut haluamaasi muotoon.

PS. Voit suodattaa pivot-taulukosta esiin ne luvut, jotka ovat eri suuria kuin 0.

Kirjoitin aiemmin jutun yksilöllisten arvojen laskemisesta Excelissä. Tässä jutussa kerron, miten lasket yksilölliset arvot pivot-taulukossa, jos käytössäsi on joko Excel 2010 tai 2013.

Ensin sinun pitää aktivoida käyttöön Power Pivot ja linkittää aineistosi ns. tietomalliin. Käytän tässä samaa esimerkkiaineistoa kuin edellisessä osassa ja haluan laskea jäsentyypeitäin eri postitoimipaikkojen lukumäärät: ”Miten monesta eri postitoimipaikasta meillä on kannatus- sekä muita jäseniä?”

Esimerkin luettelo on muunnettu taulukoksi (table) ja sille on annettu nimeksi jäsenet.

Taulun linkitys Power Pivotiin

Jotta pivot-taulukossa voi käyttää distinct count yhteenvetofunktiota, taulukko pitää ensin linkittää Power Pivotin puolelle.

1. Valitse yksi solu taulukon sisältä.
2. Valitse PowerPivot > Add to Data Model (Lisää tietomalliin). Excel 2010 –versiossa käytetään komentoa Create Linked Table (Luo linkitetty taulukko).
3. Taulukko linkittyy Power Pivotin tietomalliin ja Power Pivotissa näytetään Linked Table (Linkitetty taulukko) –välilehti, josta löydät linkityn taulun käsittelyyn liittyviä komentoja. Linkitetty taulu päivittyy oletusarvoisesti aina, kun siirryt Excelistä Power Pivotiin, mutta voit muuttaa asetusta. Aloitat Pivot-taulukon luonnin komennolla Home > PivotTable (Aloitus > Pivot-taulukko).
4. Sijoita jäsentyyppi riviotsikoksi ja postitoimipaikka laskettavaksi tiedoksi. Tässä vaiheessa pivot laskee vielä kaikkien postitoimipaikkojen lukumäärän, ei siis yksilöllisten postitoimipaikkojen määrää. Esimerkiksi Espoo on useita kertoja kannatus-jäsenten lukumäärässä.
5. Vaihda yhteenvetofunktioksi Distinct Count:

Ja homma on hoidettu! Kannatusjäseniä on kahdesta eri postitoimipaikasta, Espoosta ja Helsingistä.

Siirryt Power Pivotin puolelle PowerPivot-välilehden ensimmäisen painikkeen avulla.

Yllätys, yllätys

Jos käytät Excel 2013 -versiota, voit linkittää taulukon tietomalliin myös Pivot-taulukon luonti-ikkunassa ilman Power Pivot -apuohjelman aktivointia! Excel 2013 -versiossahan tietomalli on sisäänrakennettuna joka tapauksessa. Yleensä tietomallia tosin muokataan ja käsitellään mieluusti Power Pivot -apuohjelman avulla.

”Kun syötän soluun päivämäärän, miten saan Excelillä selville kyseisen viikon aloituspäivän eli maanantain?”

Alla olevassa esimerkissä lasketaan halutun viikon päiväkohtaiset lukemasummat. Viikko muodostetaan D2-soluun syötetyn päivämäärän avulla.

Viikon aloituspäivä saadaan, kun vähennetään annetusta päivämäärästä viikonpäivän numero (ma=0, ti=1, ke=3, jne.). WEEKDAY (VIIKONPÄIVÄ) -funktio antaa tuloksena viikonpäivän numeron aloittaen päivien numeroinnin nollasta, kun sille annetaan argumenttina koodi 3. Esimerkissä käytetään summien laskemiseen SUMIF (SUMMA.JOS) -funktiota, sillä sama päivä voi esiintyä Lukemat-nimisessä taulukossa useita kertoja.

Kokeile itse:

Tiesitkö, että saat lisättyä rivejä aineistoon helposti myös ilman makroa, jos sinun pitää lisätä esimerkiksi joka toisen tai kolmannen rivin jälkeen tyhjä rivi?

Lisää ensin apusarake, johon numeroit aineiston rivit juoksevasti. Lisää myös aineiston alapuolelle jokaista lisättävää riviä varten numero.

Lajittele aineisto (esimerkissä alue A2:D19) apusarakkeen perusteella ja homma on hoidettu!

Seuraavassa esimerkissä lisätään rivi joka kolmanneksi riviksi.

Löydät sekä tämän että 110 muuta vastaavaa Excel-huippuvinkkiä Bob Umlasin kirjasta This isn’t Excel, it’s Magic!

Sain yhden kappaleen Bob Umlasilta Redmondissa MVP Summitissa ja yllätyin miten paljon kirjassa oli sellaisia vinkkejä, joita en ollut nähnyt missään aiemmin. Suosittelen! Kirja on kirjoitettu 2007-versiolle, mutta kaikki kirjan vinkit soveltuvat edelleen 2010 – 2016 -versioissa hyödynnettäviksi.

PS. Saman lajitteluoperaation tehdä myös sarakkeille:

Moni tärkeäkin Power BI -ominaisuus saattaa jäädä huomaamatta, jos ei ole aikaa lukea kuukausittaisia tiimiblogeja ja katsoa niihin liittyviä videoita.

Joidenkin uusien ominaisuuksien toivoisi muuttuvan oletusarvoiksi, mutta Microsoft ei mielellään tee sellaisia muutoksia, jotka saattaisivat aiheuttaa hämmennystä joissakin käyttäjissä. Yksi tällaisista toivotuista asetuksista olisi suodattimen uudelleenilmaiseminen (filter restatement), sillä ainakin lähes jokaisella Power BI -peruskurssilla yksi vakiokysymyksistä on ”Mistä näkee mitä on valinnut?”. Se tuskin haittaisi, jos Power BI näyttäisi oletusarvoisesti osittajassa siitä tehdyn valinnan.

1. Suodattimen uudelleenilmaiseminen (filter restatement)

Tavalliseen sisäänrakennettuun osittajaan kannattaa ottaa käyttöön Format > Slicer Header > Filter Restatement (Muotoile > Osittajan otsikko > Suodattimen uudelleenilmaiseminen) -asetus, jotta valinta näkyy osittajan otsikossa (slicer header).

Voit nimetä osittajaan sijoitetun kentän jollakin erikoismerkillä, kuten putkimerkillä, tähdellä tai viivalla, jotta itse valinnalle jää enemmän tilaa. Välilyönti ei kelpaa eikä kenttänimi saa myöskään olla tyhjä merkkijono.

2. Valintojen näyttäminen korteissa

Seuraava hyvin yksinkertainen mittari näyttää mikä tuote on valittuna. Mittareita voi sijoittaa esimerkiksi monirivisiin kortteihin (multirow card), jotka saa puolestaan sijoitettua raporttisivulle vaaka- tai pystysuuntaisiksi paneeleiksi. Käytän usein mittareita ja kortteja raporteissa, joihin olen rakentanut kirjanmerkkien ja painikkeiden avulla keskitetyn osittajasivun eivätkä osittajat ole näkyvillä kaikilla raporttisivuilla.

Mittari voi näyttää myös luettelona valittuja kohteita, mutta kaikkien luetteloinnin sijaan voi rajoittaa listalla näytettävien lukumäärää.

Marco Russolla ja Albero Ferrari jakoivat joulukuussa kaavan, jolla saa näkyviin esimerkiksi aikajaksoja: https://www.sqlbi.com/blog/alberto/2018/12/20/displaying-a-list-of-selected-months/

3. Uudistunut suodatustila

Voit myös ryhtyä testaamaan uudistunutta suodatustilaa, jonka avulla saat raportteihin näkyviin erilaiset tehdyt valinnat.

Sinun pitää vielä PBI Desktopin uudelleenkäynnistyksen jälkeen ottaa ominaisuus käyttöön haluamaasi raporttitiedostoon.

Tämän jälkeen jokaiseen visualisointiin ilmestyy suodatinpainike, joka näyttää mitkä valinnat ovat kulloinkin voimassa.

Löydät lisätietoja uudistuvasta suodatuksesta täältä.

Tuleeko mieleesi jotain muita valintoihin liittyviä vinkkejä tai hyviä mittareita? Oletko esimerkiksi käyttänyt työkaluvihjeissä (tooltip) mittareita, jotka näyttävät lisätietoja tehdyistä valinnoista?